Les 4 secrets d’une To-Do List efficace

Plus qu’un accessoire pour organiser son travail, la To-Do list est devenue un véritable outil de gestion d’activité. Facile à mettre en œuvre elle répond aux besoins de tous en alliant simplicité et efficacité. Mais encore faut-il savoir bien l’utiliser pour en tirer tous les profits.

Découvrez nos 4 secrets pour mettre en place une To-Do List en ligne vraiment efficace et enfin dire stop aux listes de tâches interminables et désordonnées.

Avant de commencer à écrire sa To-Do List…

1) Choisir le bon support

Cela peut paraître dérisoire, mais choisir le bon support aura un impact sur l’efficacité de votre To-Do ! Surtout si dans votre liste de tâche existe des actions qui ne vous sont pas destinées directement ou si vous avez des projets en commun avec vos collaborateurs…

Pour être clair :

• Support digitalisé : ordinateur, tablette, smartphone…

Pour les adeptes de l’écrit mais qui souhaitent avoir des informations digitalisées et facile à partager. Différentes possibilités :

• Le stylo connecté sur papier numérique avec des applications de type Livescribe
• Le stylet connecté sur iPad avec par exemple Apple Pencil

Vous pouvez aussi prendre vos notes pour gérer vos To-Do directement sur mobile où que vous soyez, ou bien sur ordinateur pour travailler avec plusieurs écrans, plus pratique lorsque vous avez plusieurs choses à gérer en même temps.

En lien avec le support digitalisé, vous avez plusieurs moyens de prendre vos notes digitalisées selon votre cas :

1) Vous avez seulement besoin de gérer une petite To-Do list ne nécessitant pas de suivi ? La simple liste de tâche manuscrite suffit

2) Vous devez gérer des To-Do individuelles ? Utilisez des notes adhésives digitalisées de type Post-it® pour organiser vos idées et les partager facilement à vos collaborateurs

3) Vous souhaitez organiser vos To-Do selon des contextes ? Utilisez des listes digitalisées comme avec l’application Microsoft To-Do, par exemple : @Home ; @Ma journée ; @Tâches assignées ; @Important ; etc

4) Dernière option : vous souhaitez aller plus loin dans le travail collaboratif ? Optez pour une solution collaborative de gestion de tâche : OneNote, Trello, Beesy…

Plusieurs applications et outils de ce genre existe pour vous aider à établir votre To-Do liste mais aussi à suivre vos tâches ! Très pratique lorsque vous avez des tâches à déléguer ou à suivre avec l’un de vos collaborateurs. Idem pour les projets en commun, voyez rapidement où vous en êtes pour ajuster vos délais et atteindre vos objectifs. La synchronisation de vos données se fait en temps réel pour que vous soyez toujours en mesure d’échanger sur les dernières versions de vos travaux avec votre équipe.

Pour bien écrire sa To-Do…

2) Structurer ses tâches

Structurer et classifier ses tâches est une des clés de succès d’une To-Do véritablement (et enfin) efficace. Voici toutes nos bonnes pratiques à mettre en œuvre pour structurer vos tâches : 

• En établissant des priorités

“I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” Comme le disait si bien Dwight D. Eisenhower qui a donné naissance à la matrice d’Eisenhower il est important de définir ses priorités en séparant les tâches urgentes et importantes.

Au-delà de la simple To-Do List en ligne, cette matrice va vous aider à répartir vos tâches en 4 catégories :

• Les tâches urgentes et importantes : Priorité numéro une !
• Les tâches importantes mais non urgentes : A planifier pour éviter qu’elles ne deviennent urgentes
• Les tâches urgentes mais non importantes : C’est le moment de déléguer !
• Les tâches non urgentes et non importantes : Accordez-vous le droit de procrastiner… voire même de supprimer ces tâches pour alléger votre To-Do

3) Appliquer la méthode 1-3-5

Vous êtes débordé et votre To-Do List en ligne ne ressemble finalement qu’à une succession de tâche toute plus importantes et urgentes les unes que les autres ?

La méthode 1-3-5 va vous permettre de vous sortir de cet enfer. Chaque jour effectuez au minimum 9 tâches réparties en 3 catégories :

• 1 tâche difficile et à effectuer sans délais, par exemple : terminer la présentation commerciale pour un gros client
• 3 tâches importantes mais moins lourde en termes de charge de travail et donc plus rapide à effectuer, par exemple : monter une réunion avec vos collaborateurs, etc.
• 5 tâches rapides ou agréables à accomplir pour alléger sa To-Do et se motiver pour la suite de la journée, par exemple : trier vos emails, etc.

Finalement, adopter pour cette méthode c’est prendre conscience que vous êtes capable de faire bien plus de chose en une journée que vous le pensiez : vous libérez votre esprit et chaque semaine vous pouvez aller jusqu’à 45 tâches accomplies !

4) Actualisez sa To-Do list régulièrement

La clé pour gagner du temps est justement de prendre quelques minutes chaque jour ou une fois par semaine pour actualiser sa liste. Il est important qu’elle soit mise à jour régulièrement pour réajuster au besoin les échéances.

De plus, constater son avancement sur des projets et actions à accomplir au fil de la journée ou de la semaine est incroyablement satisfaisant et psychologiquement motivant. N’hésitez donc surtout pas à cocher les tâches que vous avez réussi à terminer pour créer une Done list !

Si vous souhaitez en apprendre plus sur l’organisation de votre journée cliquez ici. 

Désormais, vous connaissez tous nos secrets pour mettre au point une To-Do List en ligne véritablement efficace ! Si vous aussi vous avez des secrets à partager, n’hésitez pas à nous en faire part dans les commentaires.

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