La boîte à outils du management participatif

décembre 15, 2022

Écrit par Solène Taleb

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Le Management Participatif est un concept qui met l’accent sur l’implication et la participation de l’équipe dans la prise de décision et la résolution des problèmes. Cette approche vise à renforcer la motivation des collaborateurs, à améliorer leur engagement et à favoriser l’innovation et la créativité au sein de l’entreprise.

Quel est l’intérêt du Management Participatif ?

L’intérêt du management participatif est multiple. Tout d’abord, il permet de mobiliser les équipes et de les impliquer dans la réalisation des objectifs de l’entreprise. En effet, en donnant la parole à tous, on dynamise la créativité et l’innovation, on valorise les compétences de chacun. En sollicitant l’avis de tous, on prend en compte les différents points de vue et on peut ainsi faire des choix plus éclairés et adaptés à la situation.

Le management participatif favorise un climat de confiance et d’ouverture dans l’entreprise. Cette approche peut aider à renforcer la cohésion d’équipe et à améliorer la communication au sein de l’entreprise.

Celui-ci possède toutefois des limites. Il nécessite à la fois un temps de préparation et d’animation supplémentaire, une bonne connaissance des processus, des techniques de communication et de gestion des conflits. Par exemple, il est difficile de mettre en œuvre ce type de management lorsque les entreprises ont des processus complexes et une grande diversité d »employés. 

Pour mettre en place un management participatif, il est important de travailler sur la culture de l’entreprise et de sensibiliser les équipes aux avantages de cette approche. Il est également nécessaire de définir les rôles et les responsabilités de chacun, de mettre en place des méthodes de travail collaboratif et de favoriser la communication ouverte et transparente.

La boîte à outils du management participatif

manager participatif - boîte à outil

Les outils pour motiver ses équipes et définir les responsabilités de chacun

La motivation est un élément clé pour garantir la performance et l’efficacité de l’équipe. Une équipe motivée et engagée est plus productive et créative, cela permet d’avoir un impact positif sur les résultats de l’entreprise.

Parmi les outils les plus utiles pour travailler la motivation et engager l’équipe, on peut citer des solutions plus classiques comme les récompenses qui peuvent être financières, matérielles ou symboliques ou les entretiens individuels qui sont des moments d’écoute, de dialogue et de feedback, et qui permettent de comprendre les attentes, les motivations et les difficultés des membre de l’équipe.

Dans une approche plus collaborative, il est utile d’associer aux approches classiques des solutions plus interactive et ludiques comme des challenges, des jeux de rôle pour travailler sur la cohésion d’équipe. La cohésion d’équipe est essentielle pour le fonctionnement et le succès d’une équipe dans un management participatif.

1- Le brainstorming : mobiliser et impliquer l’équipe dans la décision

Le but du brainstorming est de susciter la créativité et l’innovation en encourageant les participants à exprimer librement leurs idées même les plus folles.

L’avantage principal du brainstorming est qu’il permet de générer un grand nombre d’idées en peu de temps.

Plusieurs ateliers de brainstorming s’offrent à vous :  

  • Le tableau blanc avec des post-it : de manière simple et classique avec des feutres, post-its, tableau blanc, gommettes…. ou avec des outils en ligne comme Miro, Lucidspark ou StormBoard, qui permettent de créer des tableaux virtuels avec des post-it, des images et des vidéos.
  • Les cartes mentales, dans les outils comme MindMeister, Xmind ou Canva permettent de représenter graphiquement les idées et les liens entre elles ;
  • Les méthodes de décision collective, qui permettent de prendre des décisions en tenant compte des avis et des arguments de tous les participants, comme la méthode des 6 chapeau de Bono
Management participatif - brainstorm

2 – Les challenges : développer la performance, l’innovation ou la solidarité

Il vous suffit de définir le KPI associé à l’équipe, définir une règle du jeu, un gain et de l’animer régulièrement pour en assurer le succès.

Quelques idées de challenges : 

  • Un challenge de performance : Le Sales Poker pour motiver ses commerciaux. Chaque fois qu’il atteind son objectif de la semaine, il tire une carte. A la fin du mois, la meilleur main remporte le challenge et gagne le prix.Vous pouvez utiliser directement des solutions comme Jexlprod ou radoo

 

  • Un challenge d’innovation : par exemple, lancer un concours d’idées pour encourager les membres de l’équipe à proposer des solutions innovantes et faire appel à l’intelligence collective  pour résoudre un problème courant dans l’entreprise. Les collaborateurs peuvent proposer des idées, seuls ou en équipe, en complétant votre formulaire en ligne.  Pour une approche participative, Sollicitez l’ensemble des collaborateurs pour identifier les idées à fort potentiel et récompensez les équipes gagnantes pour leur participation. Chacun peut liker, voter pour ses idées préférées. Animer les résultats pour inciter les idées et les votes. Et récompensez votre gagnant sans oublier de valoriser les équipes participantes . Il existe des outils clés en main pour fédérer et engager votre équipe autour de challenge, comme Ouilive, la solution pour lancer vos challenges connectés

3- Les jeux de rôles : travailler différemment

Les jeux de rôle sont des exercices d’échange et de simulation, et qui permettent de travailler sur les compétences individuelles et collectives, tout en s’amusant .

Pour animer vos réunions de management collaborative, vous pouvez utiliser les template en ligne de Klaxoon

management participatif - jeux de rôle
  • Le jeu « Motivator », permet de recueillir les motivations personnelles de chacun et de les mettre en relation avec les résultats à atteindre de l’entreprise ;
  • Le jeu « Delegation Poker » permet de convenir en équipe des modalités de délégation les plus adaptées en déléguant ce que l’équipe veut bien prendre en charge;
  • L’icebreaker « les aventuriers » pour faciliter les prises de décision en équipe
  • Le jeu « Team charter », permet de définir les rôles et les responsabilités de chacun, ainsi que les règles et les valeurs de l’équipe ;

4- Les feedbacks : renforcer le sentiment d’engagement et d’appartenance des équipes

Le recueil des feedback des équipes permet de prendre en compte leurs opinions et leurs besoins, et renforcer leur sentiment d’appartenance et d’engagement. Les enquêtes de satisfaction ou sondages, permettent de mesurer et analyser des opinions et des ressentis des membres de l’équipe, et d’identifier les points forts et les points faibles de l’entreprise ;

Il existe plusieurs moyens de solliciter le feedback des équipes, par exemple en organisant des réunions régulières, en mettant en place des systèmes de suggestion ou de vote, ou en proposant des enquêtes en ligne.

Plusieurs plateformes ou solutions sont disponible pour gérer le feedback des équipes. Voici quelques exemples :

  • Google Forms : cet outil de Google permet de créer des formulaires en ligne pour recueillir des informations de manière structurée. Google Forms peut être utilisé pour gérer le feedback des équipes en créant des enquêtes ou des sondages.
  • Trello : cette plateforme de gestion de projet peut être utilisée pour gérer le feedback des équipes en créant des listes ou des cartes pour les idées, les préoccupations et les suggestions des membres de l’équipe.
  • Pour aller plus loin dans l’engagement et le retour de vos équipes, il existe des plateformes spécifiques comme Javelo, Supermood  ou Jubiwee qui  permettent d’instaurer la culture du feedback ou sondage.

    5 – Le team meeting : discuter des missions, des problèmes et des solutions en vue d’atteindre les objectifs de l’équipe.

    Le team meeting favorise la communication et la collaboration au sein de l’équipe, et assure le suivi des progrès et des obstacles rencontrés ce qui facilite la gestion de l’équipe et l’atteinte des KPI fixés. Il peut également favoriser la résolution rapide des problèmes et des conflits en offrant un espace de discussion ouvert et constructif.

    Pour organiser des team meetings efficaces, les étapes indispensables à ne pas rater :

    • Un agenda partagé, qui permet de fixer les sujets à aborder et au collaborateur de préparer les sujets et de se sentir investit dans la réunion ;
    • Le Compte-rendu de réunion, qui permet de consigner les décisions prises, les tâches attribuées et les échéances à venir ;
    • Le suivi du plan d’action, pour piloter l’avancement des sujets et identifier les éventuels blocages ou dysfonctionnements.
    Management participatif - team meeting

    Les solutions collaboratives pour organiser, animer et piloter son équipe 

    Les solutions collaboratives sont par excellence l’outil du manager participatif le plus efficace pour organiser le travail, animer et piloter son activité et son équipe dans un esprit collaboratif. Ce type de solution améliore la communication et la collaboration au sein de l’équipe, en permettant à tous les membres de l’équipe d’avoir un accès facile et transparent à l’information et aux plans d’action.

    Une solution collaborative peut permettre aussi au manager participatif de suivre en temps réel les progrès et les performances de l’équipe, ce qui peut aider à identifier les éventuels problèmes ou les opportunités d’amélioration plus rapidement. Enfin elle peut permettre à l’équipe de travailler de manière flexible et d’adapter rapidement son plan d’action en fonction des changements dans le projet ou dans l’environnement de travail.

    Les fonctionnalités indispensable d’une solution collaborative pour le management participatif :

    • Les outils des réunions collaboratives, avec un agenda partagé, un plan d’action concret et éventuellement des sondages ou feedback des collaborateurs sur la réunion ;
    • Les outils de plan d’action collaboratif en temps réel, pour planifier les différentes étapes du projet et assigner les tâches aux membres de l’équipe ;
    • Un système de suivi des performances pour mesurer l’avancement des tâches et de l’activité, ainsi que des indicateurs de performance pour évaluer la qualité du travail accompli.
    • Les outils de management visuel, comme le tableau de bord, le calendrier, les diagrammes de Gantt pour faciliter les prises de décisions

      Ces solutions peuvent être utilisés en solo ou en groupe, en présentiel ou à distance, en fonction des besoins et des préférences de chacun. Elles sont adaptés à différents contextes et à différents niveaux de maturité des équipes.

      Management participative - gif

      Beesy la solution collaborative qui s’adapte à vos besoins

      Les solutions pour communiquer

      1 – Un outil de messagerie instantanée : faciliter les échanges rapides et informels entre les membres de l’équipe

      Management participatif - messagerie instantanée

      Ces outils améliorent la collaboration et l’efficacité en permettant aux membres de l’équipe de travailler en temps réel sur des projets communs et de résoudre rapidement les problèmes qui se posent.

      Un outil de messagerie instantanée peut également contribuer à la flexibilité et à la mobilité en offrant aux membres de l’équipe la possibilité de communiquer et de travailler de n’importe où, à tout moment.

      Les outils de messagerie instantanée les plus populaires sont WhatsApp, Slack et Microsoft Teams

      2- Un outil de partage de documents : permettre aux membres de l’équipe de partager facilement des fichiers et des documents

      Ces outils permettent de travailler ensemble sur les mêmes documents en temps réel, et de gérer les versions et les autorisations d’accès aux documents.

      En ce qui concerne les solutions de partage de documents, il existe de nombreux outils disponibles sur le marché, tels que Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Box, etc. Ces outils peuvent aider les membres de l’équipe à partager facilement des documents et à travailler ensemble sur les mêmes documents en temps réel, ce qui peut améliorer la collaboration et la productivité au sein de l’équipe.

      3- Une plateforme de digital workplace : offrir un espace centralisé pour la communication et la collaboration au sein de l’équipe.

      La digital workplace, est un outil indispensable dans le management collaboratif. Elle, peut être définie comme un espace virtuel qui regroupe tous les outils et les ressources nécessaires pour la communication, la collaboration, la gestion de son activité et le partage des documents au sein de l’équipe.

      Quelques exemples de digital workplace populaires sont Jalios, Exo, Google workspace ou Microsoft Teams.

      Microsoft Teams est une solution de gestion de projet collaborative proposée par Microsoft qui combine des outils de communication, de collaboration et de gestion de projets en un seul endroit. Ces outils peuvent aider le manager participatif à organiser et à piloter son équipe et ses projets de manière plus efficace.

      management participatif - teams et beesy

      Pour conclure

      Le management participatif est une approche de gestion qui vise à impliquer les membres de l’équipe dans les décisions et les actions de l’entreprise en leur donnant la possibilité de contribuer de manière significative aux résultats.

      Pour mettre en oeuvre cette approche, un manager participatif peut avoir besoin d’une boîte à outils comprenant différents outils de communication, de gestion de projets, de partage de documents, et de digital workplace pour aider à organiser, animer et piloter son équipe et son activité de manière plus efficace. En utilisant ces outils de manière stratégique et en encourageant l’engagement et la participation active de tous les membres de l’équipe, le manager participatif peut améliorer la productivité et la performance de l’entreprise.

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