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Productivité : Automatisez votre Workflow
L’Automatisation du Workflow comme vecteur de Productivité
Quand il s’agit d’Automatisation du Workflow, l’automatisation des processus industriels nous vient d’abord en tête, puis vient l’automatisation des procédures organisationnelles mais rarement l’Automatisation du Workflow individuel.
Dans cet article, l’Automatisation du Workflow concerne les processus individuels de travail liés à l’organisation du travail et la gestion de l’Information. Plus exactement, le terme Workflow désigne ici la prise de Notes, rédaction de comptes-rendus et rapports, création de listes « To-Do », mise à jour du Calendrier, délégation du travail, etc.
Ces activités essentielles au travail de nombreux professionnels ne sont que rarement automatisées.
À l’image d’autrefois, lorsque les évolutions de la Technologie et du Management ont permis l’automatisation Industrielle et Organisationnelle, aujourd’hui les TIC ouvrent les portes de l’Automatisation du Workflow.
Perte d’informations, Rupture de Chaîne, Duplication inutile de l’information, etc… L’Automatisation du Workflow pourrait apporter une solution durable à de nombreuses problématiques d’Entreprise.
De plus, avec le Big Data, de très nombreuses applications créées pour simplifier notre vie amassent d’importantes quantités de données liées à nos activités personnelles et professionnelles. Ces informations permettent le développement de services toujours plus efficaces et proches de nos usages.
Par conséquent, de nombreuses personnes sont dans une dynamique d’optimisation et de développement personnels. L’Automatisation pourrait être la clé pour débloquer le potentiel inhérent à l’être humain.
Quoi et Comment Automatiser ?
Pour tirer profit de l’Automatisation du Workflow, il est important d’intégrer celle-ci au Workflow quotidien.
L’idée derrière l’Automatisation est de faire le minimum pour qu’une activité puisse fonctionner d’elle-même.
Si l’automatisation est notamment possible et la bienvenue dans les petits processus n’ajoutant pas ou peu de valeur ajoutée, elle n’en devient pas moins de plus en plus indispensable :
L’idée derrière l’Automatisation est de faire le minimum pour qu’une activité puisse fonctionner d’elle-même.
Si l’automatisation est notamment possible et la bienvenue dans les petits processus n’ajoutant pas ou peu de valeur ajoutée, elle n’en devient pas moins de plus en plus indispensable :
- Numérisation de Notes et Documents
- Rédaction de Rapports et Comptes Rendus
- Partage d’information
- Délégation du Travail
- Mises à jour de Calendrier et To-Do
- Mises à jour d’informations dans logiciels de Gestion de Projets
- …
Ainsi, l’Automatisation du Workflow se trouve principalement au niveau de l’entrée d’information dans le Workflow. Plus précisément, dans un environnement surchargé d’informations, gérer les flux de données et d’informations de façon efficace et productive est devenu critique.
En effet, nous passons une part importante de notre temps à dupliquer, numériser et mettre à jour l’information. Le problème est que cette information vient souvent de sources différentes : réunions, emails, rapports, conversations, réflexions, etc. La diversité d’outils et de supports associés nécessitent bien souvent une numérisation ainsi qu’une harmonisation additionnelle des formats afin de traiter les informations efficacement.
En effet, nous passons une part importante de notre temps à dupliquer, numériser et mettre à jour l’information. Le problème est que cette information vient souvent de sources différentes : réunions, emails, rapports, conversations, réflexions, etc. La diversité d’outils et de supports associés nécessitent bien souvent une numérisation ainsi qu’une harmonisation additionnelle des formats afin de traiter les informations efficacement.
Ces processus pourraient être automatisés
Il est possible de diviser l’Automatisation du Workflow en 3 niveaux :
- Le premier niveau est l’Automatisation Cognitive du Workflow : Processus de réflexion et de travail construits et/ou adoptés pour améliorer notre façon de traiter des activités répétitives. Ce niveau d’Automatisation peut être amélioré par de bonnes pratiques d’ordre « mental » que l’on trouve régulièrement sur le Net.
- Le second niveau est le Modèle : les modèles de Notes, Rapports, To-Dos, Documents, Projets, etc., rendent la création de ces derniers plus rapide et simple. Avec les modèles il n’y a plus besoin de créer et configurer à partir de 0 les documents ou activités récurrentes en Entreprise.
- Le troisième niveau est l’Automatisation Logicielle : L’utilisation d’un Logiciel pour gérer tout ou partie d’un processus habituellement effectué par un humain, éventuellement en se basant sur des modèles. En termes de Productivité de Bureau, ce niveau d’Automatisation attend toujours d’être complètement développé et exploité mais est très prometteur.
À ce niveau, les potentiels bénéfices de l’Automatisation du Workflow sont immenses.
C’est la raison pour laquelle chez BeesApps nous avons créé Beesy, qui opère au troisième niveau d’Automatisation du Workflow.
La fonctionnalité de Prise de Notes Dynamique est la Pierre Angulaire de l’Automatisation dans Beesy. En structurant les Notes en Actions dynamiques et en intégrant la plupart des fonctionnalités habituelles de Productivité dans une plateforme Tout-en-Un, Beesy tire profit de l’Automatisation du Workflow pour faire gagner du Temps et de l’Énergie de façon durable.
En effet, les bénéfices qu’apporte l’Automatisation du Workflow sont importants et hautement valorisables.
Avantages de l’Automatisation du Workflow
L’importante masse d’Informations que les professionnels doivent gérer quotidiennement a fait le Temps, et plus précisément l’Attention des ressources critiques.
- Temps : Automatiser des processus chronophages permet de gagner du temps. Ce temps précieux peut ensuite être alloué à des activités plus importantes et véritablement créatrices de valeurs, ou tout simplement pour avoir plus de temps de repos (fondamental pour être productif).
- Attention : En parallèle au Temps, l’automatisation permet de préserver votre Attention afin de vous laisser vous concentrer sur des sujets et activités plus importantes. Dans un environnement de travail surchargé d’Informations, l’Attention devient une ressource hautement valorisée mais limitée ; l’utiliser de façon efficace pour gérer les informations les plus importantes est un nouveau défi pour les professionnels.
- Énergie : En diminuant la « Fatigue Mentale », l’Automatisation du Workflow permet le transfert d’énergie des activités peu créatrices de Valeurs vers d’autres activités plus centrales et critiques pour une Entreprise. De même, d’une meilleure gestion de son énergie découle une plus grande productivité et efficacité dans son travail.
L’Automatisation du Workflow diminuant également le recours à la mémoire, la conséquence directe est une meilleure concentration et donc une Réflexion productive, source de valeur ajoutée.
Vers une Standardisation des Processus de Travail ?
L’Automatisation du Workflow pourrait bien ouvrir les portes de la Standardisation des Processus de travail individuels avec, à terme, seulement une poignée de façons de Travailler adoptées par la majorité des professionnels / organisations. De cette façon, l’activité des employés pourrait être toujours plus mesurée, contrôlée et par conséquent, optimisée.
Toutefois, en limitant la liberté des employés à choisir leur façon de travailler et à s’en écarter par moment pour optimiser, à leur manière, leur routine de travail pourrait s’avérer être contre-productif.
Toutefois, en limitant la liberté des employés à choisir leur façon de travailler et à s’en écarter par moment pour optimiser, à leur manière, leur routine de travail pourrait s’avérer être contre-productif.
Finalement, le futur de l’Automatisation et des Conditions de Travail des Employés dépendra certainement de la nature de l’offre des outils dédiés : Une offre riche et variée, centrée sur les professionnels et choisie par ces derniers selon leurs préférences, ou une offre constituée en un nombre limité de plateformes globales centrées sur les organisations et choisies par celles-ci pour leurs employés ; celles-ci s’intégrant dans le système d’information des entreprises.