Quels problèmes aviez-vous dans la gestion quotidienne de votre activité avant d’utiliser Beesy ?  

Le deuxième besoin :  La gestion de projet 

Mes collaborateurs, qui gére chacun 4 à 5 projets simultanément, était aussi demandeur de trouver un logiciel de gestion de projet leur permettant de centraliser et suivre les informations reliées à tous leurs projets en cours.

Avant d’utiliser Beesy ils utilisaient Excel avec un tableau pour chaque projet, ce qui n’était pas pratique pour avoir une vision globale de l’ensemble de leurs actions. 

Par ailleurs dans la gestion des projets plusieurs chefs de projet peuvent intervenir sur le même projet ce qui rend un outil gestion de projet indispensable pour un suivi collaboratif en temps réel de l’ensemble des plans d’actions client par client.” 

Qu’est-ce qui vous a convaincu d’utiliser Beesy ?  

“Cela faisait deux ans que l’on était à la recherche d’un logiciel qui puisse centraliser le suivi d’une gestion de projet. Après avoir testé 4 autres logiciels, qui avaient chacun des avantages et des inconvénients, j’ai découvert Beesy grâce à un collaborateur qui l’utilisait de manière personnelle chez Alteva.  

Après avoir eu une démo de la part de ce collaborateur, mes consultants et moi-même avons été séduits par Beesy. En effet, le fait de pouvoir travailler en vision multi-projets nous permet d’avoir une vue bien plus large sur tous nos projets ce qui facilite notre activité.

David est donc venu faire une démo directement au comité de direction suite à laquelle nous avons majoritairement décidé d’utiliser cet outil. Voilà pourquoi et comment Beesy a été choisi.”  

Qu’avez-vous trouvé d’unique dans Beesy ?

Dans le cadre de mon utilisation personnelle, les tableaux de bord Beesy ont également révolutionné mon quotidien. Ils sont très simples à utiliser et à construire. Ils permettent en quelques secondes de résumer toute l’activité d’un collaborateur ou l’état d’avancement d’un projet. Je ne passe pas un jour sans les utiliser.  

Pour finir, l’accompagnement personnalisé et la formation des collaborateurs par l’équipe BeesApps ont été une clé de succès dans le déploiement de l’outil au sein nos équipes. C’est le dernier élément qui a permis de convaincre les quelques personnes encore frileuses pour utiliser Beesy. Les formations sont enregistrées mais également personnalisées pour chaque individu. Il y a un réel suivi de l’utilisation de la solution. Par exemple, mes collaborateurs savaient qu’ils avaient un rendez-vous régulier avec un membre de l’équipe donc ils apprenaient à utiliser la solution au préalable. Dès qu’on a un problème le support intervient directement. Notre prise en main a ainsi été grandement facilitée grâce à l’accompagnement de l’équipe BeesApps.”

Quels gains concrets constatez-vous aujourd’hui depuis que vous avez commencé à utiliser Beesy ?  

“Avant toute chose, tous les collaborateurs ont été enthousiastes quant à l’idée d’adopter Beesy et d’apprendre à l’utiliser. C’est maintenant l’outil qui accompagne l’équipe au quotidien.  

Nous constatons un gain majeur de temps quand par exemple un directeur de projet fait intervenir 2 ou 3 autres consultants. Chacun a les droits et peut tout voir sur un projet donné. Ils peuvent facilement regarder où ça en est et retrouvent les pièces jointes, comptes rendus et bons de commande au même endroit. Avec Beesy, il n’y a plus de perte d’informations. 

Il y a également une simplicité d’information qui est très appréciable, avec les alertes mises en place je peux savoir très vite ce qui va et ne va pas dans mon projet et donc solutionner cela rapidement.  

 Un autre bon point, Beesy nous permet également d’être plus structurés. On a un suivi très clair des tâches de chacun, par exemple si quelqu’un est malade un autre peut reprendre derrière son projet : on ne se pose pas la question d’essayer de savoir où il en est.”